Tanúsított iratkezelő rendszer

Az ügyiratkezelés az egyik legfontosabb alapnyilvántartás a közigazgatás területén; hiszen minden ügy; feladat végrehajtása az irat nyilvántartásba vételével kezdődik és teljesítését, befejezését is az iratkezelésen keresztül dokumentáljuk. 3/2018. (II. 21.) BM rendelet és a 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet pontosan meghatározza az iratkezelés kritériumait. Ezek megvalósításához nyújt segítséget a Webiktat.2008 tanúsított iratkezelő rendszer.

Az iratkezelési workflow ellátja a szervezet ügyvitelkezelésével kapcsolatos nyilvántartási, adatkezelési és statisztikai feladatokat. Végigkíséri az ügyiratkezelés menetét az iratok beérkezésétől, postabontástól az irattározásig, az iratok selejtezéséig. Így nyomon követhető az ügyintézés folyamata, mindig ismert, hogy hol található az ügyirat és milyen kezelési fázisban van.

A rendszer biztosítja az iratok naprakész, pontos nyilvántartását, és az irat metaadatok szerinti előzményezését, visszakereshetőségét.

A nyilvántartással járó feladatok, valamint az iratkezelési workflow az iktatás alapfunkcióit képezik, melyek kiegészülnek további ügyirattal kapcsolatos szolgáltatásokkal, melyek feladata, hogy az iktatás során kialakított és folyamatosan aktualizált ügyiratállomány tartalma alapján különféle kimutatásokat, statisztikai információkat közöljön a felhasználói igényeknek megfelelően.

Bármikor pontos, naprakész statisztikát nyerhetünk az ügyiratforgalom alakulásáról, az ügyintézési határidők betartásáról, a folyamatban lévő, a határidőbe tett, a késedelmesen intézett ügyek és a hátralékok számára vonatkozóan osztályonként, előadónként.

Az egyszeri adatbevitel és a szinte korlátlan számú lekérdezés, listázás a manuális munka nagymértékű, csökkenését, az ügyintézés színvonalának növekedését eredményezi.

A rendszer web alapú, ezért kliens oldalon csupán egy böngészőre van szükség. Szerver oldalon Microsoft alapú webkiszolgáló(IIS), valamint egy Microsoft SQL adatbáziskezelő szerver szükséges.

Főbb rendszerfunkciók:

• Bejövő/kimenő iratok iktatása(papíralapú/elektronikus)
• Irattározási műveletek támogatása
• Iktatókönyvek, tárgymutatók, érkeztetőkönyvek készítése
• Statisztikai lekérdezések
• Egyedi keresési lehetőség
• Hivatali kapus interfész támogatás (BKSZ)
• AVDH-DHSZ támogatás
• Tömeges műveletek támogatása
• Paraméterezhető folyamatok
• Testreszabható jogosultságkezelés

A WebIktat.2008 – Elektronikus iratkezelő rendszer tanúsítását a CERTOP Kft végezte, melynek során a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet és a 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendeletnek való megfelelését vizsgálta.