A személyiadat- és lakcímnyilvántartás (SZL) sajátos helyet foglal el a közigazgatási – önkormányzati tevékenységben, hiszen valamennyi önkormányzati – államigazgatási tevékenység alanya maga a nyilvántartott személy. Így, legyen az művelődés, egészségügy, szociálpolitika, adóigazgatás vagy bármilyen egyéb tevékenység, ellátásához nélkülözhetetlen a nyilvántartás hiteles, közel naprakész adatainak rendelkezésre állása.
Jelenleg több mint 2100 településen használják a rendszert.
Az adatok kezelése megfelel „A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról” (1992. évi LXIII. Törvény) által előírt adatkezelési előírásoknak. Elvégzi az adatszolgáltatások naplózását és lehetőséget ad azok visszakeresésére.
Az említett törvény adta lehetőségek betartása mellett, lekérdezések indíthatók teljes adatkör szerinti, név szerinti és cím szerinti. A személy bármely ismert adatára adható meg feltétel. A megtalált személyek adatai a képernyőn megjeleníthetők.
A listakészítést többféle módon támogatjuk:
- Az általános listák ablakból indítható az adatbázis legtöbb mezőjét lekérdezni tudó univerzális leszedő program, ahol a felhasználó saját maga dönthet a listán szereplő mezőkről és azok feltételeiről. Jól használható gyors listák készítésére.
- A kötelező és választási listák előre definiált szerkezetű leszedések alapján készülnek. Az adatszolgáltatás tartalmát és formáját törvény írja elő.
- A körzet listákon a bekörzetesített címekről és körzetekről tételes lista készül. A körzetleíró lista a címen lakó személyekről statisztikai információt is tartalmaz. A statisztika készíthető korcsoport megadásával állandó lakosszámra vagy lakónépességre. A kijelölt településre vagy körzetre korfa készíthető.
Karbantartás:
- Adatváltozások átvezetése: Az okmányirodák által regisztrált anyakönyvi- és lakcímváltozások folyamatosan átvezetésre kerülnek. A helyi rendszerek karbantartó állományát a Kormányhivatalokban futó online karbantartású területi rendszer biztosítja napi, heti rendszerességgel.
- Körzetesítés: Egyes államigazgatási eljárások, önkormányzati feladatok ellátásához, a meglévő címstruktúrán túl, létre kell hozni egy adott kritériumnak megfelelő címek halmazát. Ezt a halmazt nevezzük körzetnek. Ilyen körzetek lehetnek pl. orvosi, iskolai, település rész, stb. A körzetesítés legkisebb egysége a ház.
- Ágazati kapcsolat: az SZL rendszer a személyazonosító jelet tartalmazó adatokat csak az annak használatára jogosított szervnek adhatja át. A személyazonosító jelet nem használó nyilvántartással a kapcsolat egy „kapcsoló” kódon keresztül valósulhat meg. Az ágazati érdekeltség beállítása a személy természetes azonosító adatmezői alapján történik. Karbantartás futtatásakor a program megvizsgálja, hogy az illető személyazonosító jel szerepel-e az ágazati kapcsolat táblában. Ha igen, a táblában bejegyzi az adatok módosulását. Az ágazati értesítő állomány a módosult rekordokat tartalmazza.
- Névjegyzék továbbvezetés: A választói névjegyzékek elkészülte után a választás napjáig a névjegyzéket folyamatosan tovább kell vezetni, követni kell az SZL rendszerben történt változásokat. Ezeket a változásokat a program nem vezetheti automatikusan át, az ügyintézők ellenőrzött listák alapján végzik munkájukat.
A nyilvántartás tartalmazza a polgár:
- nevét (családi és utónevét, születési nevét)
- állampolgárságát
- nemét
- születési helyét és idejét
- anyja nevét
- személyi azonosítóját
- elhalálozása helyét és idejét
- lakcímét
- az adatszolgáltatásra vonatkozó korlátozást, illetve tilalmat
- családi állapotát, házasságkötése vagy bejegyzett élettársi kapcsolata létesítésének helyét
