Önkormányzati Döntéstámogatói Rendszer
Az önkormányzatiság egyik fő alapvető intézményes garanciája az üzleti szférától érdemben különböző döntéshozatal. A döntéshozatal folyamatára jellemző hogy sok szereplős, szerteágazó, ezért nehezen átlátható és ellenőrizhető.
Részt vesznek benne a politika oldaláról egyrészt a polgármesterek, képviselők, a hivatalok részéről a jegyzők, aljegyzők, ügyintézők, külső résztvevők közül szakértők, egyéb külső véleményezők, és nem utolsó sorban a lakosság, üzleti és civil szereplők.
Jelenleg a legtöbb településen a testületi döntési folyamat jellemzően papíralapon zajlik, a folyamatot lassítja a manuális adatfelvitel, másolás.
Az előterjesztés beadástól a döntéshozatalig történő párhuzamos feladatellátás nehezíti a folyamatban résztvevők munkáját. Gyakori a szerepkörök, felelősök keveredése, az esetleges hibák, hiányosságok nehezen felderíthetőek, pótolhatóak, és több ponton is megakadhat a folyamat, lehetetlenné téve a határidők pontos betartását.
Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény előírja, hogy a közvélemény pontos és gyors tájékoztatása érdekében a közérdekű adatok a törvényben meghatározott, széles körét elektronikus úton bárki számára személyazonosítás és adatigénylési eljárás nélkül, folyamatosan és díjmentesen közzé kell tenni. Ez vonatkozik a döntéshozatali folyamatra is: mind az előterjesztéseket, mind az ülések jegyzőkönyveit, mind pedig a döntéseket kötelesek nyilvánosságra hozni az önkormányzatok.
Az eKÖZIG Zrt. döntéstámogatói rendszere megoldást kínál arra, hogy az önkormányzatok megfeleljenek az elektronikus információszabadságról szóló törvényben előírtaknak, illetve a felvázolt problémák felszámolásához is segítséget nyújt.
Rendszerünk az alábbi főbb funkciókkal rendelkezik:
- Határidő figyelés.
- Folyamatosan aktualizált jogszabályi támogatás.
- Fogalomtár biztosítása.
- Egyedi meghívók kiküldése az ülésekről teljes melléklet tartalommal, vagy a hálózati forgalom csökkentése érdekében csak az azokra mutató link formájában.
- SMS értesítés küldése a kiküldött anyagokról vagy a kiosztott feladatokról akár belső, akár külső szereplők részére, megkönnyítve és gyorsítva az információ áramlását, és biztosítva a kézbesítés jelentését.
- Döntéstár, mely automatikusan bővül, mind a belső, mind a külső felhasználók részére.
- Rendeletek jegyzéke, alapdöntések (egységes szerkezetben) és amik módosították.
- Rendeletek egységes szerkezetben való kezelése támogatott.
- A Regionális Államigazgatási Hatóságoknak megküldendő „TERKA” adatok automatikus generálása.
- Előterjesztések, jegyzőkönyvek és döntések automatikus publikálása az önkormányzat internetes portálján.
- Ülésterv készítés támogatása.
- Jelentés készítés támogatása.
Az elektronikus döntéstámogatási rendszerünk egységes, átfogó, egyszerűen kezelhető, de egyben az egyéni eltéréseknek a törvény keretein belül lehetőséget biztosító rendszer. A folyamat egészére jellemző, hogy a lépések, felelősök, határidők, szerepek letisztázottak, bármikor visszakereshetőek.
Tudásalapú az alkalmazás, vezeti a felhasználót lépésről lépésre, jelezve a következő feladatot, és annak felelősét. Workflow-ra épül a folyamat, azaz munkamozzanatokra bontja a döntéshozatalt, amelyek visszakereshetőek, ellenőrizhetőek.
Az ASP szerverközpont segítségével üzemeltetett elektronikus rendszer előnye, hogy egyidejűleg több önkormányzat kiszolgálására alkalmas, jelentősen kedvezőbb költség és hatékonyság szempontjából egyaránt, interneten keresztül bármely felhasználó bármikor és bárhonnan beléphet, illetve nem szükséges a működtetéséhez az önkormányzatoknak az infrastruktúra bővítése.
A rendszer ötvözi a jogi, igazgatási és infokommunikációs lehetőségeket, és képes folyamatosan alkalmazkodni a változó jogszabályi környezethez, illetve a megújuló informatikai lehetőségekhez.
A döntéstámogatói rendszer újdonságai:
A rendszer legújabb fejlesztése a "Rendeletek egységes szerkezetben" kezelése. Minden módosító rendelet alkalmával lehetőség van az alaprendelet újabb változatának a megszerkesztésére és annak jelölésére, hogy az mikortól érvényes. A rendszer ettől kezdve, bármelyik időpontra meg tudja mondani, hogy akkor mely változata volt érvényes az adott rendeletnek. Ez a lehetőség az internetről is elérhető, ami Magyarországon egyedül álló.
A rendszer másik nagy fejlesztése, hogy lehetőséget adott előterjesztések és döntések tömeges felvételére. Ez különösen akkor hasznos, ha korábbi évek nagy tömegű dokumentumait kell gyorsan felvinni. De hasznos lehet akkor is, ha nincs idő vagy ügyintézői kapacitás a rendszer normál módon való használatára, de fontos, hogy az interneten mindég ott legyenek az összes testületi munkával kapcsolatos anyagok.
Megújult az előterjesztések, rendeletek, jegyzőkönyvek internetes megjelenítése. A rendeleteknél megadtuk az egységes szerkezet keresésére a lehetőséget, akár időgép formájában is. Az előterjesztések, jegyzőkönyvek testületek szerinti bontásban jelenítődnek meg. A jegyzőkönyvek kiválasztásakor pedig lehetőséget kapunk az összes előterjesztés és határozat megtekintéséhez, letöltéséhez, amelyek az adott üléshez tartoznak.